Inventur in der Gastronomie – Tipps & Tricks
Viele Restaurants sind nicht bilanzierungspflichtig und müssen daher keine Inventur durchführen. Dennoch ist eine regelmäßige Inventur empfohlen, um die Lagerhaltung zu optimieren und die Warenkosten zu reduzieren.
Der Anteil der Warenkosten in der Gastronomie liegt bei 30 bis 35 Prozent. Als Faustregel kann man ansetzen, dass bis zu 20 Prozent dieses Kostenanteils durch eine ordnungsgemäße und regelmäßige Inventur eingespart werden können. Die regelmäßige Kontrolle des Warenbestandes wird von vielen Gastronomiebetrieben dennoch oft vernachlässigt.
Was versteht man unter Inventur?
Allgemein bedeutet die Inventur das Erfassen aller vorhandenen Bestände. Das Ergebnis ist ein Bestandsverzeichnis, das alle Vermögensteile und Schulden nach Art, Menge und Wert aufführt. Der praktische Teil der Inventur ist die sogenannte “körperliche Inventur”, die Warenbestandsaufnahme, die durch Zählen, Messen und Wiegen gekennzeichnet ist.
Insgesamt erfolgt die körperliche Inventur in zwei Schritten: Im ersten Schritt werden alle Bestände durch sorgfältiges Zählen in einer Bestandsliste erfasst. Im zweiten Schritt werden die gezählten Ergebnisse mit den Soll-Ständen der Lagerbuchhaltung verglichen. Dabei können aus verschiedenen Gründen Differenzen auftreten: Fehler in der Buchführung, Diebstahl und falsche Auszählung können Ursachen für Abweichungen sein. Dann sind die Werte in den Büchern an die tatsächlich gezählten Bestände anzupassen. Die Differenz wird als Bestandsveränderung oder Materialeinsatz gebucht.
Besteht eine Pflicht zur Inventur?
Laut Handelsgesetzbuch sind nur bilanzierende Unternehmen zu einer Inventur verpflichtet. Einzelkaufleute, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss erzielen konnten, müssen keine Inventur durchführen.
Für Gastronomen bedeutet dies, dass die Durchführung einer Inventur meistens keine Pflicht ist. Sie ist aber ein hilfreiches Mittel für den eigenen Unternehmenserfolg. Standardmäßig wird eine Warenbestandsaufnahme zum Jahreswechsel gemacht. Für ein verlässliches Kostenmanagement empfiehlt sich aber eine monatliche Inventur. Dies ist besonders bei wertvollem Warenbestand empfehlenswert, aber auch zur besseren Kontrolle des Warendurchsatzes und nicht zuletzt zur Verringerung von Schankverlusten und Diebstählen.
Die wichtigsten Inventurarten
Die bekannteste Inventurart ist die Stichtagsinventur. An einem bestimmten Tag, dem Bilanzstichtag (meist zum Jahresabschluss), wird eine vollständige und mengenmäßige Bestandsaufnahme durchgeführt. Nachteilig ist dabei, dass der Betrieb dafür oft für einen Werktag geschlossen werden muss.
Eine permanente Inventur lässt sich gut durchführen, wenn im Betrieb ein Warenwirtschaftssystem im Einsatz ist. Alle Zu- und Abgänge werden genau dokumentiert. Dennoch ist es auch bei der permanenten Inventur notwendig, wenigstens einmal jährlich die Bestände physisch zu erfassen, um mögliche Abweichungen festzustellen. Der Stichtag für die Inventur kann dabei frei festgelegt werden.
Die Stichprobeninventur wird meist nur von Unternehmen durchgeführt, die einen großen Warenbestand haben. Dabei werden anhand von Stichproben Hochrechnungen vorgenommen. Allerdings muss das Finanzamt im Vorfeld zustimmen. Anerkannte mathematisch-statistische Methoden sind die Basis für diese Inventurart. Sie kommt für Groß-Gastronomien oder Gastronomie-Ketten in Betracht.
Tipps zur Durchführung der Inventur
Es ist sinnvoll, eine Checkliste für die Inventur zu erstellen. Doppelaufnahmen eines Artikels oder auch das Vergessen einzelner Positionen müssen vermieden werden. Es ist deshalb notwendig, sehr organisiert vorzugehen. Ist eine Struktur festgelegt, sollte die Vorgehensweise möglichst immer dem gleichen Muster folgen.
Neue Lieferungen am Inventurtag dürfen nicht mit aufgenommen werden. Am besten bleiben alle Lieferungen am Wareneingang stehen. Erst nach Beendigung der Bestandsaufnahme werden sie an ihren Lagerplatz gebracht. Hat man Ware in Kommission übernommen, so darf diese bei der Inventur nicht miterfasst werden. Diese Ware gehört noch dem Lieferanten und ist nicht zum Eigentum des Gastronomen zu zählen.
In die Inventurbewertung gehört der Netto-Einkaufspreis der einzelnen Artikel. Bei Fertig- oder Halbfertigprodukten muss der Preis entweder kalkuliert oder in gewissem Rahmen geschätzt werden. Wurde der gleiche Artikel zu unterschiedlichen Preisen eingekauft, bildet man entweder einen Mittelwert oder man legt den Artikel in der Inventurliste zweimal mit dem jeweiligen Einkaufspreis an.
Besonderheiten bedenken, zum Beispiel an der Bar oder in der Küche
Auch angebrochene Flaschen an der Bar sind zu zählen. Dabei ist die Restmenge in der Flasche abzuschätzen und anteilig im Wert zu berücksichtigen. Spezialgeräte mit Barcode-Scanner können helfen, die vorhandenen Getränke zu erfassen und den Inhalt angebrochener Flaschen zu messen.
Die Küche bildet mit ihren Gerätschaften einen besonderen Bereich für die Inventur: Besonders das Kleininventar der Küche sollte häufiger in eine unterjährige, regelmäßige Inventur einbezogen werden. Dazu gehören alle kleineren Küchengebrauchsgegenstände wie Töpfe, Pfannen, Messer, Kellen, Schaufeln, Schneebesen, Zangen, Spezialgeschirr, Anrichtegeschirr und Küchenutensilien wie Bleche, Schüsseln, Siebe und Formen.
Resümee
Aufgrund der im Handelsgesetzbuch festgelegten Grenzwerte sind viele Gastronomiebetriebe nicht zu einer Inventur verpflichtet. Die Kontrolle des kompletten Warenkreislaufs ist aber wichtig, um Lagerhaltung und Warenkosten zu kontrollieren. Die Inventur hilft dabei, Optimierungspotential und Fehler aufzudecken. Welches Inventurverfahren gewählt wird, hängt von der Art der Gastronomie ab. Die Größe des Betriebes und die Umschlagshäufigkeit der Waren spielen dabei eine zentrale Rolle.
Gerade bei Großbetrieben wird durch die Einführung eines Warenwirtschaftssystems, kombiniert mit einem intelligenten Kassensystem, die Bestandserfassung und -kontrolle zusätzlich vereinfacht. Ob groß oder klein, eine regelmäßige Inventur wirkt sich positiv auf den Unternehmenserfolg eines Gastronomen aus.
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