Kassen-Nachschau in der Gastronomie entspannt bestehen

Es ist Mittagszeit und Ihr Restaurant ist voll besetzt mit Gästen. Auf einmal betritt ein Prüfer vom Finanzamt Ihre Gastronomie und möchte Ihre Kassendaten prüfen. Den meisten Gastronomen treibt so ein unerwarteter Besuch die Schweißperlen auf die Stirn. Seit dem 1. Januar 2018 sind unangekündigte Prüfungen, sogenannte Kassen-Nachschauen, durch das Finanzamt zulässig. Als bargeldintensive Branche steht die Gastronomie im Fokus der Prüfer. Gastronomen sollten also auf (un)angemeldete Prüfungen vorbereitet sein. Software-Anbieter gastronovi unterstützt Sie dabei, digitale Betriebsprüfungen zu bestehen.

Was wird bei der digitalen Betriebsprüfung geprüft?

Im Vorfeld der offiziellen Betriebsprüfung können Prüfen bereits anonym die Gastronomie besuchen und die Kassenführung beobachten. Konkret prüft das Finanzamt, ob die Kasse korrekt geführt wird und die Kassen-Technik alle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllt. Wichtig ist vor allem, dass sämtliche Kassen-Vorgänge nachvollziehbar und nachprüfbar sind. Das Kassensystem von gastronovi bereitet alle Daten und Abläufe übersichtlich auf. So können Gastronomen dem Prüfer alle Kassendaten bequem und verständlich bereitstellen und den Prüfungsablauf erleichtern.

Wie verläuft die Kassen-Nachschau?

 Sobald der Prüfer Ihre Gastronomie betritt, sind Sie verpflichtet, Auskunft zu geben und die passenden Daten bereitzustellen – digital oder schriftlich. Dafür muss auch ein Kassensturz jederzeit möglich sein, um die geforderten Daten zur Verfügung zu stellen. Eine weitere Anforderung ist die Archivierung aller Kassendaten für einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren. Dank der Cloud-Lösung von gastronovi können Gastronomen diese Aufbewahrungspflicht bequem erfüllen. Die Archivierung ist für gastronovi-Kunden kostenlos.

Bargeldeinnahmen und -ausgaben finanzamtkonform dokumentieren

In der Gastronomie-Branche ist zudem die Dokumentation aller Bargeldbewegungen sehr wichtig. Egal ob ein Kellner im Supermarkt nebenan zusätzliche Zutaten holt oder für einen Stammgast besondere Tischdekoration gekauft wird – Bargeldeinnahmen und -ausgaben müssen festgehalten werden. Hier erleichtern digitale Lösungen die Dokumentation und Bereitstellung der Daten für das Finanzamt. Über digitale Kassenbuch von gastronovi können alle Vorgänge erfasst werden und auf Wunsch dem Prüfer als Export zur Verfügung gestellt werden. Über die verpflichtende GoBD-Schnittstelle werden die Daten importiert und von der Software des Finanzamtes geprüft. Im Anschluss erhält der Gastronom einen Bericht über die Prüfung.

Korrekte DIN-A4 Rechnung über das Kassensystem erstellen

 Übersteigt die Rechnung einen Betrag von 250 Euro, ist der Gastronom verpflichtet, eine buchhalterisch korrekte DIN-A4 Rechnung auszustellen. Ob für ein Geschäftsessen oder eine besondere Veranstaltung – für viele Gastronomen ist es oft sehr zeitaufwendig und kompliziert, seinen Gästen eine solche korrekte Rechnung bereitzustellen. Über das Kassensystem von gastronovi ist eine DIN-A4 Rechnung in wenigen Minuten automatisch erstellt und kann dem Gast per E-Mail zugesandt werden. Die Rechnungen erfüllen dabei alle Anforderungen des Finanzamtes und können dank der digitalen Archivierung bei einer Betriebsprüfung bequem bereitgestellt werden.

Fünf Tipps, wie Sie optimal vorbereitet sind auf die Kassen-Nachschau:

1. Nutzen Sie ein finanzamtkonformes Kassensystem mit digitaler Schnittstelle, die den aktuellen Gesetzesanforderungen entspricht. Zusätzlich muss das Kassensystem spätestens ab dem 1.1.2020 eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung haben.

2. Erfassen Sie sämtliche Zahlungsvorgänge vollständig über Ihr Kassensystem.

3. Führen Sie das Kassenbuch sachgemäß. Alle Bargeldbewegungen müssen ordnungsgemäß aufgezeichnet werden. Das digitale Kassenbuch von gastronovi erleichtert diese Dokumentation.

4. Halten Sie Anwender- und Verfahrensdokumentation der Kasse sowie Handbuch/Benutzeranleitung des Kassensystem-Herstellers auf einem USB-Stick bereit, den Sie dem Prüfer aushändigen können.

5. Und zum Schluss: Sorgen Sie dafür, dass die Kasse immer auf dem aktuellsten Stand ist und Sie jederzeit einen Kassensturz durchführen können.

Mit einer guten Vorbereitung Betriebsprüfungen entspannt bestehen

Egal ob eine Prüfung angemeldet oder unangemeldet durchgeführt wird: Gut vorbereitet und mit einer 100% finanzamtkonformen Software wie gastronovi, können Gastronomen einer Betriebsprüfung gelassen entgegenblicken. Andreas Jonderko, gastronovi Geschäftsführer fügt zudem an: “Als cloud-basierte Lösung kommen unsere Kunden in den Genuss von regelmäßigen Verbesserungen, Anpassungen an neue gesetzliche Bestimmungen, automatische Backups und eine integrierte Langzeitarchivierung. Selbstverständlich mit allen rechtlichen Voraussetzungen (z. B. GoBD/RKSV).