Digitalisierung für die Gastronomie
Fit für die Zukunft: Wer trotz der wachsenden Herausforderungen im Bereich der Gastronomie erfolgreich sein und bleiben möchte, der kommt an der rasant wachsenden Zahl digitaler Angebote zur Unterstützung des Betriebes nicht vorbei. Steigende Kosten in allen Bereichen des Betriebes, der Mangel an Fachpersonal, aber auch die sich ändernden Kundenwünsche in einer Welt schneller technischer Veränderungen erzwingen die Beschäftigung mit diesem anspruchsvollen Thema.
Sowohl im Bereich mit direktem Kundenkontakt, als auch im Bereich hinter den Kulissen, können zahlreiche Prozesse in einem Gastronomiebetrieb digitalisiert werden. Dennoch werden die vorhandenen Möglichkeiten noch zu wenig genutzt, denn die Gastronomie ist eine Branche, die von Traditionen und bewährten Praktiken geprägt ist. Viele Gastronominnen und Gastronomen sind daher skeptisch, wenn es um die Einführung neuer Technologien geht. Sie haben Angst, sich etwas anzuschaffen, das sie nicht verstehen und das sie von einem Anbieter abhängig macht. Weiterhin befürchten sie, dass ihre Mitarbeitenden die neuen Tools nicht akzeptieren werden. Und sie sind unsicher, ob die Investitionen in die Digitalisierung sich wirklich auszahlen werden.
WIE MAN DEN RICHTIGEN ANSATZ FINDET
Zweifel und Unsicherheiten sind verständlich. Die Digitalisierungsmöglichkeiten, die heute zur Verfügung stehen, sind inzwischen so vielfältig, dass man zunächst eher davor zurückschreckt. Schließlich sind Gastronomen keine IT-Experten. Es gilt für den eigenen Betrieb den richtigen Ansatz zu finden, indem man sich von den wesentlichen Herausforderungen im eigenen Betrieb leiten lässt. Hat man die Punkte im eigenen Betrieb benannt, die Probleme machen, kann man in die Überlegungen zur Entlastung und Optimierung mit den Mitteln der Digitalisierung einsteigen.
Dabei sollte man sich nicht durch die typischen Hürden bremsen lassen. Als Hindernisse für den Einsatz neuer digitaler Hilfsmittel werden von Gastronomen im Wesentlichen folgende Punkte genannt:
- Sorgen mit einem falschen Ansatz Zeit und Geld zu verlieren;
- wenig Transparenz über Anbieter, Funktionen und die Leistungsfähigkeit vorhandener Lösungen;
- fehlendes Wissen darüber, wofür sich welche Lösung eignet;
- keine oder wenig Zeit, sich intensiv genug damit zu beschäftigen;
- hohe Kosten für alle Lösungen.
Zum Start helfen folgende Fragen für die Überlegung, wo sich der Einsatz von digitalen Gastro-Lösungen lohnen könnte:
- Welche der eigenen Prozesse stellen heute die größten Herausforderungen?
- Wo wird zurzeit ältere Software eingesetzt, die vielleicht durch etwas zeitgemäßes ersetzt werden sollte?
- Für welche vorhandene Software wird aktuell viel Geld bezahlt?
- In welchem Bereich wird heute noch vieles manuell durchgeführt?
Hat man sich so etwas mehr Klarheit über die eigene Situation verschafft, kann man mit Hilfe einer guten Anbieter-Übersicht tiefer in das Thema einsteigen. Für die richtige Einordnung der eigenen Problemstellung und eine erste Orientierung im Software-Angebot eignet sich zum Beispiel die „GastroTechMap“, die von foodservice & gvpraxis der dfv-Mediengruppe kostenlos bereitgestellt und jährlich aktualisiert wird.
Man muss aber nicht alles selbst in die Hand nehmen, um die Digitalisierung im eigenen Gastronomiebetrieb voran zu bringen. Für den Einstieg lohnt es sich vielleicht, einen Gastronomieberater oder IT-Berater zu konsultieren.
In verschiedenen Bundesländern gibt es auch Beratungsangebote und unterschiedliche Förderprogramme für Digitalisierungsprojekte. Diese Möglichkeit wird allerdings nur von wenigen in Anspruch genommen. Viele kennen diese Option nicht. Betriebe, die von den Förderprogrammen wissen, sie aber nicht nutzen, äußern Kritik am Verfahren: Unklarheiten darüber, wie die Gelder abgerufen werden können; es dauert relativ lange, bis die Mittel für geplante Digitalisierungsmaßnahmen eingesetzt werden können. Und es fehlt externe Unterstützung, um passende Programme zu identifizieren und zu beantragen.
DIGITALISIERUNG KANN IN KLEINEN SCHRITTEN ERFOLGEN
Orientiert man sich am Gasterlebnis und an den Prozessen in Küche und Warenwirtschaft kann man anhand der eigenen Betriebsabläufe in kleinen Schritten vorgehen und die Bereiche optimieren, die die größte Entlastung oder den größten Nutzen bringen. Dazu lohnt es sich das Potential folgender Bereiche anzuschauen:
- Höhere Effizienz durch Vernetzung: Digitaler Datenaustausch zwischen Kasse, Küche Service und Verwaltung (über Apps, Handhelds, Monitore) verbessert die Zusammenarbeit und vereinfacht Abläufe
- Mehr Ordnung und Zeit durch digitale Verwaltung
- Datenauswertung: Ad hoc Umsatzanalysen, Datenverdichtung, Prognosen für bessere Entscheidungen im Alltag und vorausschauend strategisch
- KI-Unterstützung (software-Unterstützung für Personalplanung, Warenwirtschaft und Einkauf)
- Selfservice zur Entlastung des Personals: Self-Reservation, Self-Ordering, Self-Payment mit dem Nebeneffekt geringerer Wartezeit und Ausnutzung von Cross-Selling-Potentialen
- Foodwaste-Reduktion: Monitoring und intelligente Einkaufsplanung
DIE AUSSEN-SICHT: DIGITALISIERUNG FÜR DAS GASTERLEBNIS
Die äußeren Prozesse beschreiben die Digitalisierungsmöglichkeiten entlang des gesamten Restaurant-Erlebnisses für den Gast. Der Weg des Gastes, die sog. Customer Journey, umfasst Suchen – Reservieren – Bestellen – Bezahlen – Bewerten. Einen eigenständigen Bereich bildet Delivery, mit spezifischer Software-Unterstützung für das Liefern und Abholen von Essensbestellungen.
Ein paar Beispiele für Digitalisierungsansätze im Rahmen der äußeren Prozesse;
- Integrierte Gastronomie Kassensysteme mit Tablet statt großer Registrierkassen
- Bestellannahme mit Tablet oder Smartphone statt mit Zettel und Stift
- Self-Service Konzepte zur Bestellung anstelle der Bestellung über Personal
- Digitale Speisekarte statt Kreidetafel
- Online Reservierungssystem statt Telefon und handgeschriebenem Eintrag im Reservierungsbuch
- Digitale Bonusprogramme statt Stempelkarten aus Papier
DIGITALISIERUNG FÜR DIE INNEREN ABLÄUFE
Die inneren Prozesse beschreiben die Digitalisierungsmöglichkeiten entlang der Betriebsabläufe. Das betrifft die Bereiche Personal, Kennzahlen, Einkauf, Warenwirtschaft und die vielfältigen Aspekte der Produktion, wie Menü-Planung und Rezepte, Schankanlagen und Getränke, Sicherheit, Qualität und Hygiene, Abfallmanagement, Nachhaltigkeit und Mehrweg-Lösungen. Aber auch neue Aspekte durch Nutzung künstlicher Intelligenz (KI) im Bereich der Prognose und KI-gestützter Planung gehören dazu.
Mit einer Restaurant-Software speziell für die Gastronomie lassen sich viele einzelne Abläufe innerhalb eines Gastronomiebetriebes steuern und optimieren. Mit einer engen Verzahnung eines digitalen Gastro-Kassensystems, der Warenwirtschaft, dem Küchenmanagement, dem Filialmanagement oder der Personalmanagement Software erhält man eine bessere Übersicht über alle Restaurant-Prozesse und kann den Betrieb effizienter führen.
Für Franchise-Unternehmen mit mehreren Filialen, bietet sich eine gezielt für den Franchise-Betrieb ausgerichtete Software an, um jederzeit die Kontrolle über alle Stores zu behalten. Mit einer Software für das Filialmanagement kann man Stores, Artikel und den eigenen Webshop zentral in einem System verwalten. Alle Leistungskennzahlen liegen in Echtzeit vor, so dass beispielsweise eine Rentabilitätsanalyse sehr schnell und einfach durchgeführt werden kann.
TROTZ TECHNISCHER UNTERSTÜTZUNG: DER MENSCH BLEIBT IM MITTELPUNKT
Bei allen technischen Lösungen ist es aber wichtig, das menschliche Bedürfnis nach Kommunikation gerade in der Gastronomie nicht zu vernachlässigen oder außer Acht zu lassen.
Bei den äußeren Prozessen, die das Gast-Erlebnis betreffen, bedeutet das, dass trotz technischer Angebote immer auch noch die Möglichkeit für ein persönliches Gespräch gegeben sein muss. So ist zum Beispiel ein Reservierungsangebot, das über ein Reservierungssystem erfolgt, immer auch noch durch eine telefonische Reservierungsmöglichkeit zu ergänzen. Dabei ist die Angabe einer Telefonnummer für die Reservierung, unter der dann nur eine automatische Ansage mit Hinweis auf die Online-Reservierung läuft, ein absolutes No-Go.
Bei den internen Prozessen bedeutet es, dass die Mitarbeiter durch Software und digitale Abläufe Unterstützung erfahren sollen. Wichtig ist dabei, dass trotz der Auswertungsmöglichkeiten, die durch die Digitalisierung geboten werden, kein Überwachungsdruck auf die Mitarbeiter ausgeübt wird. Auch hier gilt, Technik soll helfen und entlasten, keinesfalls Druck aufbauen.
FAZIT
In der heutigen Welt ist die Digitalisierung nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Vernetzung von Geräten, Anlagen, Produkten und Softwareanwendungen führt zu einer höheren Qualität, Flexibilität und Effizienz. Diese Anforderungen werden auch für die Gastronomie immer wichtiger. Digitale Technologien sind der Schlüssel dazu.
Autor/in: Manfred Troike
Inhaber von LEINENLOS, Blog über Menschen, Ideen und Trends in der Gastronomie. www.leinenlos-blog.de
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