Arbeitszeiterfassung? Jetzt sind Unternehmer gefragt
Im Mai 2019 hat das Urteil des Europäischen Gerichtshofs, eine branchenunabhängige, systematische Zeiterfassung einzuführen, hohe Wellen geschlagen. Die konkrete Umsetzung in nationales Recht ist in den europäischen Mitgliedsstaaten noch nicht in einen gesetzlichen Rahmen gefasst.
Presseberichten zufolge soll das Bundesarbeitsministerium aber bereits an der Erstellung entsprechender Regelungen für Deutschland arbeiten. Daher ist auch noch nicht bekannt, welche Ausnahmen es z. B. für Kleinbetriebe geben wird und wie diese definiert werden. Fakt ist, dass im Gegensatz zu bisher, der Arbeitgeber verpflichtet wird, nicht nur die Überstunden, sondern die gesamte Arbeitszeit eines Mitarbeiters zu erfassen.
Es empfiehlt sich daher bereits jetzt nach praxistauglichen Lösungen zu suchen, um bei entsprechender Gesetzesänderung vorbereitet zu sein. Hinzu kommt, dass die systematische Arbeitszeiterfassung Vorteile bietet, die bereits jetzt von großem Nutzen für den Betrieb sein können.
Insbesondere IT-gestützte Cloudlösungen bieten hier mit Apps und online Zugriffen eine optimierte Zeiterfassung an. Sie lösen damit manuelle Aufzeichnungen über Excel und korrigierte Dienstplanaushänge im Lokal oder Hotelbetrieb durch sicher archivierte Daten ab, die jederzeit auch für Zollprüfungen abrufbar sind. Auch die spezifischen Besonderheiten der Branche, beispielsweise mit Verfügbarkeitsaufrufen für eine flexible Dienstplanung, mit der Abbildung von individuellen Werkfeiertagen, mit Arbeitszeitkonten, Zeitverteilungen oder auch bezahlten Pausen, werden durch die Anbieter abgedeckt.
Für die Einführung entsprechender Lösungen gilt es einige Fragen im Vorfeld zu stellen und zu beantworten.
1. Wer benötigt die Daten aus der Arbeitszeiterfassung?
Mitarbeiter wie auch Manager können ganz unterschiedliche Anforderungen stellen. Der Mitarbeiter will vor allem sehen, wieviel Stunden er im Monat bereits geleistet hat und wieviel Urlaub er noch planen kann. On top macht die Sicht auf den Dienstplan für ihn Sinn.
Der Manager dagegen hat den Blick auf die Personalplanung und auf die Personalkosten. Eine Auswertung über die Abwesenheitstage eines Mitarbeiters liefert ihm vielleicht Gesprächsanlässe. Und last but not least braucht er die Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.
2. Wie werden die Mitarbeiter zukünftig die Arbeitszeiten erfassen?
Hier kommen immer häufiger Smartphone Apps ins Spiel. Die Kontrolle darüber, wo der Mitarbeiter seine Zeit „ein- und ausstempeln“ darf, ist dabei wichtig. Viele Lösungen bieten eine Auswahl diverser Stempelmedien an, die präzise auf die betrieblichen Anforderungen abgestimmt werden können.
3. Wie flexibel können die eigenen betrieblichen Anforderungen abgebildet werden?
Unter diesem Punkt fallen z. B. Zuschläge, die steuerfrei oder steuerpflichtig gezahlt werden. Selbst pauschale Zuschläge sind eine Anforderung, die für die Branche gelöst sein sollten. Aber auch der Wechsel von einem zum anderen Standort, sofern das Unternehmen mehrere Betriebe hat, sollte in der Zeiterfassung machbar und nachvollziehbar sein.
4. Wie spielen Personaleinsatzplanung und Arbeitszeiterfassung im Betrieb zusammen?
Wer beispielsweise in der Regel genauso arbeitet, wie geplant wurde, wird eher weniger die minutengenaue Erfassung durch aktives Zeitstempeln benötigen. Bestätigungsfunktionen können hier für sinnvolle Erleichterung sorgen (Stichwort „Passive Zeiterfassung“). Ob Schichttauschfunktionen wichtig sind, entscheidet der betriebliche Alltag genauso wie die Planung nach bestimmten Merkmalen, die ein Mitarbeiter in der Schicht erfüllen muss (Kassenverantwortung? Teamführung?)
5. Wo sind die personenbezogenen Daten gespeichert und wie garantiert der Unternehmer den ordnungsgemäßen Umgang (DSGVO) damit?
Hier lohnt es sich genau hinzuschauen, wie die Cloudlösung „gebaut“ ist und wo die Daten für die gesetzlich notwendige Frist archiviert sind. Der sicherste Hafen ist dabei eindeutig die Cloud in Deutschland. Mit dem Siegel „Cloud made in Germany“ sind beispielsweise Qualitätsstandards verbunden, die Sicherheit garantieren.
Die Liste stellt nur eine Anregung dar. Wirkliche Sicherheit, welche Arbeitszeiterfassung passt, bieten auf der einen Seite Tests, die oft kostenlos angeboten werden oder einschlägige Empfehlungen von Geschäftspartnern aus der Branche.
Eines ist allerdings sicher: Die digitale Arbeitszeiterfassung ist mit oder ohne gesetzlichen Druck eine unternehmerische Zukunftsentscheidung. Auf lange Sicht wird kein Weg daran vorbeiführen.
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