6 Tipps für eine schnelle und unkomplizierte Buchhaltung in der Gastronomie

Die Pflege aller Reservierung, Marketingmaßnahmen, die Organisation in der Küche und nicht zuletzt der chronische Personalmangel in der Gastronomie und Hotellerie: Gastronomen kämpfen tagtäglich an vielen Fronten, um nicht den Überblick zu verlieren. Da ist die Buchhaltung irgendwie schon ein bisschen lästig. Hinzu kommen Gesetzesänderung wie die GoBD-Verordnung Anfang des Jahres 2017 oder die jüngst in Kraft getretene Registrierkassenpflicht in Österreich. Der Kassensoftware-Anbieter gastronovi verrät die besten Tricks, wie Gastronomen ihre Buchhaltung in den Griff bekommen und Steuerprüfungen gelassen entgegensehen können.

1. Eine Schuhkarton-Buchhaltungen vermeiden.

   Unsortierte Belege in vage beschrifteten Schuhkartons, sind ein sicherer Weg, um beim Steuerberater eine unnötig hohe Rechnung zu kassieren. Denn jener muss alle Belege in stundenlanger Kleinstarbeit sortieren und händisch buchen. Geld, das Sie lieber in neue Küchenausrüstung, zusätzliches Servicepersonal oder Marketingmaßnahmen stecken können.

2. Bargeldbewegungen sauber erfassen

   Wechselgeldeinlagen oder ein kleiner lagerauffüllender Einkauf im Supermarkt nebenan, die genaue Erfassung von Bargeldbewegungen sind oftmals einer der Knackpunkte in einer lückenlosen Buchhaltung. Dabei führen fehlende oder sogar falsche Angaben oftmals dazu, dass die Steuerprüfer anrücken und im schlimmsten Fall droht sogar eine Schätzung vom Finanzamt. Mit der sorgfältigen Führung eines Kassenbuchs können Sie sich viel Zeit und Stress sparen. Digitale Lösungen, wie das Modul “Kassenbuch” von gastronovi, greifen Ihnen zusätzlich unter die Arme. Egal ob Buchungstext-Vorlagen, freie Texteingabe oder Eigenbelege, mit dem digitalen Kassenbuch können Sie jederzeit Ihre Bargeldbewegungen buchen. Und das Beste: Alle Daten werden buchungsfertig geliefert und können, wenn gewünscht, direkt an den Steuerberater weitergeben oder in eine Buchhaltungssoftware wie DATEV importiert werden.

3. Gut Ding will Weile haben….

   ….ein paar Minuten täglich reichen aber in der Regel bereits aus, um in Sachen Betriebsbuchhaltung stets auf dem neuesten Stand zu sein. Räumen Sie sich dafür am besten täglich eine feste Zeit ein. So gelingt es Ihnen leichter und wie selbstverständlich, sich Ihre 5-Minuten-Buchhaltungszeit zu nehmen.Ein weiterer Pluspunkt einer regelmäßigen und sorgfältigen Buchhaltung, ist der perfekte Überblick, den Sie so über alle Zahlen in Ihrem Unternehmen haben. Nur so können Sie unnötige Kostenfallen entdecken und Ihre Erfolgsschlager weiter ausbauen.

4. Den Posten “Diverses” ein für alle Mal steichen

   Als „Diverses“ ausgezeichnete Posten können Steuerberater nicht einbuchen. Oftmals liegt der Vorfall jedoch bereits Wochen oder sogar Monate zurück. Eine mühsame Detektivarbeit nach der genauen Verwendung beginnt. Mit einer klaren Kennzeichnung sparen Sie sich viel unnötigen Ärger und Zeit.

5. Korrekturen deutlich kennzeichnen

   Fehler können passieren. Das ist kein Beinbruch. Wichtig ist nur, dass Korrekturen klar erkennbar sind. Bleistift, Radiergummi und Tipp-Ex haben in der Buchhaltung nichts zu suchen. Sondern ein klarer Strich mit Kugelschreiber ist hier die richtige Vorgehensweise. Entsprechend sind Löschungen in einem elektronischen Kassenbuch ein absolutes No-Go, auch hier müssen Korrekturen für das Finanzamt jederzeit nachvollziehbar sein.

6. Bleiben Sie auf dem Laufenden

   Unwissenheit schützt vor Strafe nicht – das gilt auch für Buchhaltungsfragen in der Gastronomie und Hotellerie. Über aktuelle Richtlinien wie die neue GoBD-Verordnung oder die Registrierkassenpflicht in Österreich können sich Gastronomen am besten aus der Fachpresse oder in Branchen-Newsletter informieren. Aber auch Ihr Steuerberater kann Sie stets mit aktuellsten Entwicklungen versorgen.

Auskunft über aktuelle Richtlinien erteilen zudem auch Hersteller finanzamtkonformer Kassensysteme. Christian Jaentsch, Mitgründer des Bremer Unternehmens gastronovi, ist für die Entwicklung und Aktualisierung von gastronovi Office zuständig: „Unsere Software basiert auf einem Cloudsystem, wodurch Änderungen schnell beim Anwender ankommen. Mit dem nächsten Neustart des Computers hat der Gastronom die neueste Version der Software vor sich und kann sofort sorgenfrei weiterarbeiten. Tritt eine neue Vorgabe vom Gesetzgeber in Kraft, hat die Anpassung der Software bei uns immer Priorität.“ Dank Cloud-Struktur ist das Kassensystem von gastronovi stets auf dem neuesten Stand. Alle Anforderungen der Finanzbehörden und aktuelle Gesetzesänderungen stehen den Nutzern völlig ohne Updates und tagesaktuell bei jedem Neustart des Systems automatisch zur Verfügung.