Das neue Kassengesetz ab 2020
Schon im Jahr 2018 wurde die Möglichkeit der Kassennachschau eingeführt. Dies ist neben den bereits bekannten Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte. Ab 2020 tritt jetzt die Kassensicherungsverordnung des Finanzministeriums hinzu: Sie regelt neue Anforderungen an digitale Kassensysteme und die Kassenführung.
Das Ziel der Kassensicherungsverordnung ist, dass alle Registrierkassen in Deutschland mit einem Manipulationsschutz versehen werden. Hierfür müssen die Kassen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Damit soll verhindert werden, dass in der Kasse gespeicherte Daten nachträglich geändert werden.
Wichtig ist, dass die ab dem 1. Januar 2020 genutzte technische Sicherungseinrichtung (TSE) zertifiziert ist. Die Zertifizierung erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Was muss der Gastronom für die Kassensicherungsverordnung tun?
Als erstes sollte man für den genutzten Kassentyp beim Kassenhersteller nachfragen, ob das Kassensystem den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung genügt. In der Gastronomie betrifft die Verordnung alle digitalen Kassensysteme und Registrierkassen. Falls das Kassensystem nicht für die neue Verordnung ausgelegt ist, muss nachgerüstet werden oder eine neue Kasse muss her.
Allerdings räumt der Gesetzgeber eine Schonfrist ein, wenn es baulich und technisch nicht möglich ist, eine Kasse entsprechend den neuen Richtlinien an Aufzeichnungssysteme anzupassen: In diesem Fall darf diese Kasse noch bis Ende 2022 genutzt werden.
Zusätzlich gilt ab dem 1. Januar 2020:
- Kassenmeldepflicht: Dem zuständigen Finanzamt ist mitzuteilen, mit welchem Kassensystem gearbeitet wird und wie viele Kassen sich in dem Betrieb befinden.
- Belegausgabepflicht: Ganz gleich ob der Gast einen Beleg haben möchte oder nicht, in jedem Fall muss ein Beleg erstellt werden (ausgedruckt oder per E-Mail).
Ein wichtiges Missverständnis sollte ausgeräumt werden: Die Kassensicherungsverordnung schreibt nicht vor, dass jeder Betrieb zu einer digitalen Kassenführung verpflichtet ist. Die Nutzung einer offenen Ladenkasse ist weiterhin erlaubt. Wenn aber ein digitales Kassensystem genutzt wird, muss man sich an die Kassensicherungsverordnung halten.
Unangemeldete Prüfungen durch das Finanzamt
Paragraf 146b der Abgabenordnung ermächtigt das Finanzamt, die Einhaltung des Gesetzes durch unangemeldete Kontrollen und Testkäufe zu überprüfen.
Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.
Allgemeine Verhaltensregeln bei einer Kassennachschau
- In jedem Fall sollte man sich den Ausweis des Prüfers zeigen lassen und seine schriftliche Ermächtigung zur Prüfung.
- Wohnräume sind grundsätzlich tabu. Gegebenenfalls sollte der Zutritt zu den Räumen verbal verweigert werden und die Kenntnisnahme des Prüfers hiervon schriftlich bestätigt werden.
- Nur ein entsprechend instruierter Ansprechpartner sollte dem Prüfer Auskünfte geben – die restliche Belegschaft sollte keine Gespräche über geschäftliche Belange mit dem Prüfer führen, sondern ihm am besten aus dem Weg gehen. Bei Nachfragen des Prüfers sollte die Belegschaft auf den Ansprechpartner verweisen.
- Die Kassennachschau ist keine Durchsuchung und derGastronom ist kein Verdächtiger – man sollte sich also nicht einschüchtern lassen. Der Prüfer sollte freundlich wie ein Gast behandelt werden, aber der Gastronom ist der Hausherr.
- Will der Prüfer Schränke oder Ähnliches öffnen, sollte man das verweigern. Eine Kassennachschau hat grundsätzlich nur die Kasse zum Gegenstand.
Zeitliche Übersicht zu den Kassenregelungen
2010
- BMF schreibt insbesondere Einzelaufzeichnungspflicht und Speicherung von Daten elektronischer Kassen vor.
- Übergangsfrist bis zum 01.01.2017, wenn die Kasse bauartbedingt nicht umrüstbar ist.
2014
- GoBD bringen weitere Verschärfungen und konkretisierte Vorgaben.
- Die Kasse ist Teil der elektronischen Vor- und Nebensysteme und muss in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden.
- Einrichtung eines internen Kontrollsystems.
2017
- Ablauf der Übergangsfrist von 2010.
- Höchste Zeit für Umrüstung oder Neuanschaffung.
2018
- Kassennachschau als spezielle, unangekündigte Prüfungsform für alle Arten von Kassen (sowohl elektronische als auch offene Ladenkassen).
2020
- Neue technische Anforderungen an die Kasse durch zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung.
- Verpflichtende Belegausgabe.
- Übergangsfrist bis 2022, wenn die Kasse den Anforderungen aus 2010 entspricht.
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